Comment mettre en place une facture électronique ?

Les factures sont des documents commerciaux, comptable, établie selon les normes juridiques, et détaillant les différentes conditions de ventes ou d’achat. Généralement, la facture est émise sous forme de document recevable par courrier. Aujourd’hui, les factures électroniques viennent faire toute la différence. Découvrez dans cet article comment mettre en place une facture électronique.

Une facture électronique : qu’est-ce c’est ?

Une facture électronique, contrairement à une facture papier, est une facture qui a été conçue et traitée sous format électronique. Elle se rapproche plus des e-facture et sa conception se fait suivant un certain nombre de règles légales. Édition, transmission et archivage se font de manière électronique. Pour plus d’informations, aller à ce site web. Une véritable facture électronique garantit l’authenticité de son origine et de son contenu et elle reste lisible pendant près de sept (7) ans.

Attention, ne confondez surtout pas facture électronique et facture dématérialisée. Une facture dématérialisée est une facture initialement au format papier, scanner et transmise sur format PDF.

Les normes législatives pour une facture électronique

Une facture électronique doit être en conformité avec les législations. Pour cela, sa conception doit se baser sur des règles afin que son émission soit légale. Premièrement, vous devez signer la facture (une signature électronique bien évidemment). Ensuite, vous devez aussi utiliser un échange de données informatisées et la piste d’audit fiable. C’est cette dernière qui montre que votre facture est réelle. En effet, la Piste d’Audit fiable est une garantie de l’authenticité et de l’intégrité de la nouvelle facture électronique. Après son émission, vous devez être en mesure de conserver la facture sur deux supports électroniques pendant au moins six (06) ans, à raison de trois ans par support.

Mise en place de la facture électronique : comment ça marche ?

Avant d’adopter la facture électronique dans votre entreprise, vous devez au préalable informer vos différents partenaires (clients et fournisseurs) et obtenir leur accord. Même si les factures électroniques seront bientôt obligatoires dans toutes les législations, un accord commun initial s’avère indispensable. Il est important de faire une liste et de savoir avec quel partenaire vous pourrez utiliser la facture électronique.

Vous devez ensuite mettre en place les processus de suivi ou d’accompagnement. Durant tout le processus, vous devez vous assurer que vos partenaires sont informés des démarches. Après quoi, vous choisirez une plateforme d’échange certifiée et unifiée. Elle se chargera de transmettre vos factures électroniques à vos différents partenaires. En effet, la plateforme a pour rôle de vérifier vos factures (si elles respectent les normes fiscales), de la faire valider, de trouver la plateforme de votre destinataire et enfin de la transmettre. Pour cela, il est conseillé de bien choisir votre logiciel pour une utilisation optimale.

Que doit contenir une facture électronique ?

Bien qu’elle soit électronique et mise à part les réglementations l’entourant, la facture électronique doit être conçue comme une facture papier. C’est-à-dire qu’elle doit contenir les mentions obligatoires comme le numéro de la facture. C’est le tout premier élément. Après ça, il y a les dates (celle d’édition de la facture et celle de la prestation). Comme pour tous les courriers, la facture électronique doit contenir l’identité des deux parties (destinataire et émetteur).

Autrement dit, le nom de l’entreprise, le siège social, le numéro Siret, etc. de l’entreprise et ensuite ceux du partenaire à qui s’adresse la facture. Les produits ou la prestation pour laquelle vous faites la facture doivent être obligatoirement mentionnés. C’est le cœur même de la facture. Donc il y a les produits et leurs quantités. Et la partie qui concerne les impôts : le numéro et le taux de la TVA. Vous devez spécifier les montants hors taxes et toutes taxes comprises ainsi que celle des pénalités dans le cas d’un retard. N’oubliez surtout pas de mentionner aussi la date de paiement prévu.

Les différentes procédures de transmission d’une facture électronique ?

Il existe trois (03) procédures vous permettant de transmettre vos factures électroniques. Premièrement, vous pouvez le faire par message électronique en passant par une norme sécurisée. Vous pouvez aussi le faire en optant pour un format électronique comme les fichiers PDF que vous pouvez envoyer par mail. Avant de pouvoir procéder de cette manière, vous devez au préalable mettre en place un système de contrôle afin d’établir une piste d’audit fiable comme dit plus haut. La dernière façon de transmettre une facture électronique est d’utiliser une signature électronique dans le but de valider le procédé de dématérialisation des factures et l’authentification du signataire.

Les avantages de la facture électronique

La facture électronique présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Elle vous permet avant tout de faire des économies. Comme son nom l’indique déjà, la facture électronique est entièrement numérique, ce qui vous permet de faire des économies sur le papier et les coûts de stockage d’une facture papier.

En plus, cela vous permet de gagner de l’espace. Puisque vous êtes obligés de garder des archives, les factures électroniques se conserveront sur vos postes. Vous n’aurez plus à faire de la place pour les archives de facture. L’adoption des factures normalisée vous permet aussi de gagner du temps et d’améliorer la productivité de votre entreprise.

Comme vous l’avez sûrement compris, le traitement des factures électroniques se fait de façon automatique à travers un logiciel. Non seulement vous permettez à vos employés de vaquer à d’autres occupations, mais aussi un meilleur suivi de votre comptabilité.